Gestión documental

¿Qué es Gestión documental?

La gestión documental es un conjunto de procesos y tecnologías diseñadas para organizar, digitalizar, almacenar, consultar y proteger la información institucional de manera eficiente y segura. Mediante soluciones basadas en inteligencia artificial, hoy es posible automatizar tareas como la clasificación de documentos, el reconocimiento de texto (OCR), la indexación por contenido y el control de versiones o accesos. En los municipios colombianos, una buena gestión documental permite superar el caos de los archivos físicos, reducir la dependencia del papel y garantizar la trazabilidad de los actos administrativos. Ya no se trata solo de digitalizar documentos, sino de convertirlos en información útil, accesible y gestionable en tiempo real desde cualquier lugar. Esto mejora la eficiencia de los equipos municipales, reduce riesgos legales, y facilita auditorías, consultas ciudadanas o la atención de derechos de petición. Además, la integración de estas plataformas con sistemas de atención ciudadana, ventanillas únicas o ERPs municipales permite construir flujos de trabajo más ágiles y transparentes. La gestión documental inteligente no solo optimiza la operación interna de las alcaldías, sino que refuerza la confianza de los ciudadanos en una administración ordenada, moderna y comprometida con la eficiencia pública.